税理士に請求書や領収書などの証憑を整理して、伝票を作成するだけで、膨大な時間がかかっているというご相談をいただいたA社。
会社の経理処理は、70代の社長のお母様が対応されていました。
私たちが税務顧問になって、すぐに提案したことは、以下の3つ。
- ①勤怠管理システムの導入と給与計算システムまでの自動化
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勤怠管理をExcelで集計することに時間がかかっている、とのことなので、クラウド勤怠管理システムの導入をご提案しました。入出勤の打刻はPASMOで行い、残業時間はそのまま自動集計され、結果はクラウド給与システムにそのまま取り込み給与計算までシームレスに行えます。
- ②請求書や領収書など証憑の整理は不要に！
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証憑類は、順次スキャンしてPDF化した上で、クラウドサーバーに好きな時にアップするだけ。現物を用意したり、整理することも不要です。
- ③クラウド会計システムを導入し、ネットバンキングと連携して自動取り込み！
- 銀行口座の取引は全て自動取り込み、自動仕訳（AIによる学習機能を活用）が可能となり、起票作業が大幅に少なくなります。
これにより、給与計算は毎月スムーズに実施できるようになり、請求書や領収書などの整理も不要で、クラウドサーバーにアップしておけば、タイムリーに私たちがレビューできるようになりました。また、クラウド会計システムとネットバンキングの連携により、入出金データを1つ１つ会計起票をする必要がなくなり、起票作業が承認作業へと変わり、劇的に作業効率が上がりました。
今では、元のやり方には戻れない、と喜んでいただいています。
長く事業を続けてきたけれども、子供たちは後継者にはなってくれない。かといって、従業員もいるので、会社を閉鎖するわけにもいかない。そんなご相談をいただきました。
幸い、従業員の中に、事業を引き継いでくれる幹部社員がいたので、メインバンクと協調して、以下の対応をご提案しました。
- ①事業内容について、デューディリジェンスを実施し、財務内容に重要な問題がないことを確認
- ②適正株価をオーナーと事業を引き継ぐ幹部社員にご提案
- ③オーナーの株式を買い取るための会社を設立して、株式買い取り資金をメインバンクから調達
- ④株式買い取りの実行
- ⑤株式買い取りをする会社と既存の事業会社を合併
ご提案どおりに実行し、オーナー、事業を引き継ぐ幹部社員、従業員の皆さん、メインバンクとも、皆さん満足がいく結果を得られました。メインバンクのご支援がなかったら、実行できなかった事業承継ですが、金融機関と普段から協調しているため、円滑に実行することができました。
飲食業を営むC社。順調に事業が拡大し、店舗数も5店舗を超えるようになりました。
ところが、これだけ、店舗が増えると、各店舗の状況を把握すること自体に手間がかかるようになり、管理できなくなったとのお話をいただきました。
私達が税務顧問をお引き受けして、ご提案したのは、以下のとおりです。
- ①レジをクラウド型のレジに統一
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各店舗のレジは、開店時に業者から提案されたレジを導入していたため、仕様が統一されていませんでした。また、毎日の売上データは、ジャーナルの形でしか出力できず、本部で一括管理できませんでした。
そこで、レジを全てクラウド型のレジに統一。といっても、iPadを利用するサービスなので、投資もそれほど、大きくありません。何より、クラウド型レジであれば、クラウドにあるデータを本部で詳細に確認することができるようになりました。
- ②レジ情報を店舗管理用のクラウドツールにデータ集約
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多店舗展開していると、クラウド型レジを利用していても、1つ1つの店舗のレジデータにログインするのは手間がかかります。
そこで、店舗管理用のクラウドツールを導入いただき、各店舗のレジデータは、この店舗管理用のクラウドツールに自動的に連携するようにしました。
これによって、各レジのデータを見なくても、本部で一括してデータを見ることができるようになりました。
- ③会計処理は、店舗管理用のクラウドツールから取得
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今までは、各店舗のレジのジャーナルを利用して、毎日、会計処理をしていたため、その作業だけでも大変でした。
店舗管理用のクラウドツールを導入したため、毎月月末に、各レジの合計額だけを会計起票するようになり、会計処理が劇的に効率化しました。
- ④仕入はクラウド型請求管理システムで、仕入先と連携。このデータを会計システムに連携。
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今までは、仕入先からの請求書を基に、どの店舗の仕入かを把握し、一つ一つ会計処理をしていました。
そこで、仕入処理をクラウド化し、仕入先にも同じ仕入管理ツールを導入いただきました。これにより、日常の発注、納品、仕入の処理がクラウド上で処理できるようになり、さらに、仕入先からの請求も、請求書ではなく、クラウド上のデータで把握でき、それをそのまま、会計処理にも利用できるようになったため、月次処理が格段に早くなりました。
- ⑤勤怠管理をクラウド型勤怠システムに変更。シフト管理、残業管理、有給管理の申請・承認もクラウド上で実施
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飲食業の場合、パート・アルバイトのスタッフも多く、そのシフト管理、残業管理、有給管理だけでも、多くの時間を要していました。
そこで、クラウド型勤怠管理システムを導入し、これらの業務を全てクラウド上で申請・承認できるようにしました。これにより、残業は承認された範囲内でのみ認められる体制がとられ、シフトや有休もクラウド上で一元管理できるようになりました。
さらには、勤怠管理データをクラウド型給与システムに連携させることで、ワンクリックで、勤怠情報の取込ができるようになりました。
これらの対応をしても、ハードウェアとして購入した金額も、毎月のツールの利用料も非常にリーズナブルな範囲に抑えられました。
これまで、長年経理を担当してくれていた社員が、家庭の事情で急に退職されることになったD社。すぐに、代わりの社員の募集をしましたが、会計を理解している社員の採用ができない、とご相談をいただきました。
私どもから、そもそも経理業務を内製化しなければならない理由があるのか確認したところ、『そうしなければいけないものと思っていた』とのお答え。
これから、人材不足が深刻化する中で、安定的に経理担当社員を抱えることができるかどうかわからないのでは？とお伝えし、私共で、経理業務全体をお引き受けすることにしました。
具体的には、
- ①会計処理に必要な帳票は、PDFで共有
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毎月、請求書や領収書を送っていただく手間をはぶくため、証憑は全てスキャンして、指定したクラウドサーバーにPDFで共有していただくことにしました。これで、お互いの予定を合わせるような手間が不要になりました。
- ②処理は、月に一度ではなく、適時に実施
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月に1回、まとめて処理するのではなく、PDFを共有いただければ、遂次処理させていただくことで、タイムリーに処理が進むようになりました。
- ③不明な点は、Webミーティングで情報共有
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作業をしていると、どうしても不明な点が出てきますが、その場合には、Chatworkを利用してChatで質疑応答したり、Zoomを利用してWebミーティングを実施するようにしました。お互いの都合を合わせなくて良い、あるいは合わせやすくなることで、疑問点の解決が早くなり、処理も進むようになりました。
- ④会計起票以外にも、支払先への支払登録、給与支払いの支払登録、売掛金・買掛金の消込管理なども、広く実施
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単に会計処理をするだけでなく、総合振込による支払先への支払登録、給与の支払登録、売掛金や買掛金の台帳を作成し、消込管理をするなど、通常経理担当者が実施することのほとんどをお受けしました。
このような対応をすることで、会社は経理担当社員を雇用するよりも安く、かつ安定的に経理業務を処理できるようになりました。
事業が順調に伸びてきたE社。経営基盤の拡大のために、設備投資をすることになり、銀行に融資をお願いしたところ、『では、今後の経営計画を作成して、提出してください。損益の計画だけでなく、キャッシュフロー表もお願いします。』と言われたそうです。
経営者様は『今まで、順調に利益が出ていたため、計画など作っておらず、どういう風に作れば良いか、どうしたら銀行は納得してくれるのかもわからない』、とのことでした。
そこで、私どもで、融資を受けるに堪えうるような経営計画を一緒に作りましょう、とご提案しました。
- ①現状分析
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経営計画を作成するために、先ず、現状分析を実施しました。過年度5年分も含めた経営成績の推移、各種数値の増減分析、季節変動の確認など、基本的なことから実施しました。今まで、会社のことはなんでもわかっている、と話していた経営者様も、改めて数字を追いかけることで、自社の立ち位置が分かったとのことでした。
- ②単年度経営計画
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現状分析結果を受けて、月次予算も含めた単年度の経営計画を作成しました。設備投資の支払、それに合わせた資金調達、その後の、損益の推移、全てを合理的に説明できるよう計画を作成しました。
- ③中期経営計画
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今回は設備投資計画でしたので、併せて中期経営計画として、今後5年分の計画も作成しました。既存の借り入れの返済がどうなるのかを把握しつつ、設備投資による、今後の売上の増加、減価償却費の増加、人件費や経費の増加などを、その理由も含めて、数値化しました。
- ④キャッシュフロー計画
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経営者の皆様は、損益の計画を作るのは好きですが、キャッシュフロー計画になると、少し二の足を踏むケースが多いようです。金融機関は、キャッシュフローがどうなっていくのかを重要なポイントとして分析しますので、単年度経営計画、中期経営計画と整合的なキャッシュフロー計画を作成しました。減価償却費とキャッシュフロー、フリーキャッシュフローの概念などを理解いただきました。
- ⑤通常ケースとダウンサイドケース
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経営者は、どうしても強気の計画を作りがちです。一方、金融機関は、もし計画が未達になった際に、借入金の返済が滞らないかに留意します。
経営者様が想定する状況による通常ケースの他に、ダウンサイドケースとして、売上の増加が未達に終わった場合も想定して、経営計画とキャッシュフロー計画を作成しました。売上が減少しても、どこまでなら、資金不足に陥らないかを、金融機関も経営者様もご理解いただくことができ、有意義な内容となりました。
私共が作成した経営計画を、経営者様と一緒に金融機関にご説明し、無事に、融資を受けることができました。
また、経営計画の重要性を理解した経営者様は、その後の予算実績管理も、クラウド型経営計画ツールを導入して、自ら実施しています。クラウド会計から、クラウド型経営計画ツールに実績値を簡単に取り込めるため、手間をかけずに、予算実績管理を実施していただいています。
クラウド型勤怠管理システム、クラウド型給与計算システムを導入しているF社。もう、給与計算は、効率化できたと思っていましたが、勤怠以外のデータを、給与計算に取り込むために、Excelと格闘しているとのことでした。社員数も多く、追加情報も複雑なので、間違いも頻発して、困っているとのことでした。
そこで、私どもからRPA（Robotic Process Automation）を利用した給与計算の自動処理をご提案しました。
- ①RPA化する業務の切り出し
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給与計算のご担当者から、普段の業務のご説明をいただき、RPA化可能な業務を切り出しました。RPAは、判断業務はできず、教えたとおりの作業を忠実にロボットが実行します。逆に言えば、判断が必要な業務は引き続き人が実施しなければならないので、何をRPAに実施させるかを、先ず決定しました。
- ②給与計算業務の見直し
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RPAのロボットを開発する前に、そもそもとしての給与計算業務に無駄な業務がないか、間違いやすい業務はないか確認し、業務フローの改善を実施しました。これにより、俗人化していた業務が、誰でも理解できる業務になりました。
- ③RPAロボットの開発
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会社には、RPAのロボットを開発することができなかったため、私共でロボットの開発を代行いたしました。
- ④RPAによる自動化
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開発したロボットを利用して、クラウドツール間のAPI接続だけでは解決できていなかった業務を自動化しました。
RPAを導入することで、クラウド型勤怠管理システムから、CSVファイルを出力、追加情報を別Excelから把握し、CSVファイルに追加、クラウド型給与計算システムにインポート、という一連の流れを自動化することができました。これにより、早く、かつ、間違いのない作業が実施できるようになりました。
規模感のあるG社。経理担当の社員も複数名いて、問題ないように思っていましたが、各担当者にお話をお伺いしたところ、システムの出力した結果を、人の手で処理しているとのこと。
詳しくお伺いしたところ、確かに、立派なシステムは導入されていますが、それぞれが単独に利用されており、連携されていないことがわかりました。
そこで、可能な限り、API（Application Programming Interface）連携するようにご提案しました。
- ①現状のシステムの確認
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先ずは、現状把握のために、利用されているシステムと、そのシステムで何を実施しているかを確認しました。
- ②システム間の連携状況の確認
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システムの全体像が把握できたので、それぞれのシステム間で、どのように情報の受け渡しがされているかを確認しました。
すると、ほぼ全ての情報が、ハンドで、他のシステムに接続していました。そのため、処理間違いによる誤りが頻発していました。
- ③API連携できるシステムへの変更
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この会社の場合、親会社との関係で、会計システムは変更できないが、他のシステムの変更は認められているとのことでした。
そこで、既存の会計システムは変更せずに、追加してクラウド型会計システムを導入し、その他のシステムは、このクラウド型会計システムとAPI連携させることで、ハンド処理をなくしました。
さらにクラウド型会計システムの仕訳を、既存の会計システムのデータに変換して、仕訳を取り込むようにしました。これにより、クラウド型会計システムのAPI連携のメリットを活かしつつ、既存の会計システムを利用することもできました。
会計システムを2つ使うという『ハイブリッド会計』の導入に成功し、それぞれの良い点を活かすことができました。
